一対一の名刺交換であれば、基本の所作を覚えれば対応できる。しかし、三人、四人、あるいはそれ以上が同席する場面では、誰から順に交換するか、テーブルにどう並べるかなど、判断すべきことが一気に増える。複数人での名刺交換は、ビジネスマナーの実力が試される場面だ。
交換する順序の原則
複数人が同席する場合、名刺交換は「上位者から順に」行うのが基本だ。まず自社で最も立場の高い人が、相手側で最も立場の高い人と交換する。次に、自社の二番手が相手の一番手と、という具合に進めていく。
実際の場面では、全員が一斉に動き出すことも多い。その場合でも、自分の上司がまだ交換を終えていないのに、自分が先に相手の上位者と交換するのは避けたほうがよい。少し待ってから、自然なタイミングで順番に交換していく。
同時交換が続く場面
大人数の場では、名刺交換が「流れ作業」のようになってしまうことがある。相手の名前を確認する間もなく次の人が来る——そんな状況でも、一人ひとりに対して「頂戴いたします」と声をかけ、一瞬でも目を合わせることが大切だ。流れのなかでも丁寧さを保てる人は、それだけで印象に残る。
慌ただしい場面ほど、一呼吸の間が効く。名刺を受け取り、一瞬目を合わせる。その所作が相手の記憶に残る。
テーブルへの並べ方
受け取った名刺は、テーブルの上に相手の席順どおりに並べる。向かい合って座る場合は、自分から見て左から順に、あるいは相手の着席位置に対応するように置く。最上位者の名刺は自分の名刺入れの上に置く。
名刺が多くてテーブルに収まりきらない場合は、相手の了承を得たうえで名刺入れにしまっても構わない。「お名刺、しまわせていただいてもよろしいでしょうか」と一言断ることで、丁寧な印象を維持できる。
名刺が足りなくなったとき
名刺を切らしてしまうのは、本来あってはならないことだが、現実には起こりうる。もし名刺が足りなくなった場合は、正直に「申し訳ございません、名刺を切らしてしまいまして」と詫びたうえで、「後日改めてお送りさせていただきます」と伝える。そして、必ずその約束を守ること。翌営業日には郵送するか、メールで連絡を入れるのが望ましい。日頃から、名刺入れの中に最低でも十枚は常備しておく習慣をつけよう。